Budżet wspólnoty mieszkaniowej

Zastosowany przez zarządcę zapis księgowy jest niezgodny z art.14 ustawy o własności lokali, bowiem koszty energii elektrycznej są kosztami zarządu i zgodnie z tym winny być zaliczane do kosztów zarządu i administracji nieruchomością wspólną i finansowane z wpłacanych na ten cel przez właścicieli comiesięcznych zaliczek zgodnie z art.15 ustawy o własności lokali. To również łamie parę zapisów ustawy o rachunkowości regulującej zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zaliczając koszty energii elektrycznej do kosztów ochrony, zarządca obniżył tym samym sumę kosztów zarządu i administracji wspólnot i sztucznie wykazał niższe koszty utrzymania części wspólnych nieruchomości niż faktycznie poniesione. Nie służy to interesom wspólnot i jest niedobrym precedensem „łatania dziur” w kosztach zarządu i administracji ukrywającym rzeczywiste koszty.

Obowiązek przedstawiania właścicielom co rok realnych kosztów zarządu, to nie tylko wymóg ustawy o rachunkowości ale też artykułu 29 ustawy o własności lokali a zabieg „kreatywnej księgowości” mającej na celu poprawianie rzeczywistości stwarza pozory tańszego zarządzania nieruchomościami co mija się z prawdą.

Komentarz

Przy okazji dowiedzieliśmy się, że ten wysłużony „obiekt” jest we władaniu Zarządcy. W swojej przychylności i szczodrobliwości użyczył jej wspólnotom bezpłatnie chociaż płaci od niej podatki./!/ Dziękujemy za ten gest, wolimy jednak w tym miejscu porządek i dobrze utrzymany trawnik a w dysponowaniu środkami finansowymi wspólnot oczekujemy poprawności i większej skrupulatności. Ciągle powtarzamy, że zarządca tylko zarządza i administruje a cała odpowiedzialność finansowa obciąża wyłącznie wspólnoty mieszkaniowe i każdego jej członka z osobna do wysokości posiadanych udziałów własności zgodnie z art.17 ustawy owl.

Wnioski

• zwrotu nadpłat na ochronę z wykazanych oszczędności w sprawozdaniach zarządcy na koniec grudnia 2011 r w najbliższym indywidualnym rozliczeniu, sporządzanym na koniec I półrocza 2012 r
• obniżenia stawki opłat na ochronę od lokalu co najmniej do 10% od 1 lipca 2012 r , dostosowując ją do realnie ponoszonych kosztów,
• korekty nieprawidłowego zapisu w księgach rachunkowych w 2011 kosztów energii elektrycznej i usunięcia ich ze świadczeń usług ochrony,

Jeżeli Zarządca faktycznie działa w interesie właścicieli, weźmie pod uwagę tą krytyczną analizę oraz wnioski z niej wynikające, nie zmuszając właścicieli do dodatkowego organizowania się dla ochrony swoich praw.

Mieszkańcy nie zamierzają dawać zgody na podwyższanie opłat za usługi ochrony. Przeciwnie, kontynuując temat wykorzystywania swoich ekstra nakładów na szeroki system ochrony osiedla funkcjonujący z inicjatywy Zarządcy, będą dopytywać: o stawki za usługi ochrony od lokali użytkowych, o szczegóły funkcjonowania monitoringu tj. o jego koszty ogółem bo obciążył nasze fundusze remontowe, jaki udział finansowy wnieśli do jego instalacji właściciele lokali użytkowych, ile z widocznych kamer to atrapy? Kto i jak wykorzystuje zapisy i czy jest ustalony tryb przechowywania i kasowania danych? Kto i jak egzekwuje przepisy wprowadzonej w osiedlu „strefy zamieszkania” za którą też mieszkańcy zapłacili z funduszu remontowego, jakie są koszty obsługi szlabanu przy wjeździe do osiedla od ul. Aleksandry, ile już kosztowały naprawy chuligańskich zniszczeń szlabanu /skutecznie pilnowanego przez ochronę!?/, co faktycznie daje jednostronne zamknięcie wjazdu do osiedla, bowiem wewnętrzne parkingi są coraz bardziej zatłoczone i samochody nagminnie, niebezpiecznie parkują już na środku wewnętrznych dróg dojazdowych itd. itd.

/marzec 2012r/

Obniżanie się temperatury i rychłe rozpoczęcie sezonu grzewczego winno powodować podniesienie się temperatury dyskusji na ważny temat kosztów energii. Ale nic takiego się nie dzieje!

Zarządcy wystarczy twierdzić, że urządzenia i instalacje pracują i jak dotychczas ograniczać się do zbierania zaliczek na opłaty za dostarczane energie komunikując, że rosną ich ceny.

Zarządca daleki jest od informowania mieszkańców wspólnot o gospodarce energią w poszczególnych wspólnotach i zespole wspólnot. Brak tu miejsca na jawne zarządzanie energią z udziałem głównych zainteresowanych, jej odbiorców

Z rozliczeń sezonów grzewczych właściciel lokalu dysponuje tylko takimi oto danymi:

To za mało by dowiedzieć się, czy zarządca wykorzystuje możliwe do zastosowania rozwiązania optymalnego zużycia energii, szczególnie w częściach wspólnych nieruchomości.

Nie wiemy czy korzystamy z energii oszczędnie czy rozrzutnie? A dane o ilościach, cenach i kosztach zakupu energii, podzielnikach ciepła itd .w lokalach i w częściach wspólnych nieruchomości są, bo są odczyty, są faktury dostawców, są rozliczenia. Pewna złożoność rozliczania kosztów energii, szczególnie centralnego ogrzewania i centralnie przygotowywanej ciepłej wody nie może usprawiedliwiać nie udostępniania danych.

Wszak mieszkańcy, to nie stado baranów, może by jednak coś zrozumieli z otrzymanych informacji i skorzystali, tym bardziej, że dotyczy to ich pieniędzy.

Przy temacie kosztów energii przypominamy, że zarządca nie rozliczył się z mieszkańcami z kwot wnoszonych przez kilka lat na koszty wymiany liczników indywidualnych pomiarów zużycia energii dla lokali tych wspólnot w których dokonał wymian do końca 2010roku tj.: nie ujawnił jakiego rodzaju urządzenia wymieniono, od jakiego producenta i w jakich cenach jednostkowych, kto wykonywał usługi i po jakich cenach a także salda rozliczenia na lokal mieszkalny, pozostającego do dyspozycji właściciela.

/październik 2011/

Wyniki finansowe wspólnot mieszkaniowych za 2010 rok, które oscylują wokół zera i poniżej, to wystarczający powód by wzmóc zainteresowanie gospodarką zespołu wspólnot mieszkaniowych Podłęska.
Brak informacji, co często jest działaniem zamierzonym lub wybiórcze i nie jasne podawanie przez zarządcę cząstkowych danych o kosztach, w prosty sposób zniechęca właścicieli do interesowania się gospodarką wspólnoty mieszkaniowej. Warto jednak chcieć przyglądać się kosztom i poznawać je. Warto identyfikować i wskazywać różnice w kosztach i żądać przedkładania przez zarządcę wiarygodnych danych porównawczych do analiz kosztów. To wszystko po to, by zyskać rzetelne informacje i móc prowadzić oszczędną gospodarkę, co jest podstawą bytu wspólnot.

A sposobów oszczędzania może być wiele: natychmiastowe, długookresowe, inwestycyjne. Rzadko natychmiast osiąga się spektakularne sukcesy ale drobnymi krokami można uzyskać dobre efekty. W tym celu trzeba poznać „zasady mieszania we wspólnotowym kotle kosztów ”. Mówiąc o zasadach rozliczania kosztów nie mamy na myśli zawiłych przepisów dla fachowców ale czytelny, przejrzysty i zrozumiały dla właścicieli dokument, jasno opisujący jak rozlicza się koszty gospodarki zasobami wspólnot mieszkaniowych i jak ustala się wysokość obciążeń dla użytkowników lokali mieszkalnych oraz lokali o innym przeznaczeniu. To szczególnie dotyczy kosztów wspólnych, które nie są przypisywane bezpośrednio do danej nieruchomości.

rys. Schemat zawartości prostego regulaminu-przewodnika rozliczania kosztów

Regulamin rozliczania kosztów i taryfa opłat, to podstawowy zasób informacji dla każdego właściciela. Zasady regulaminowych rozliczeń mogą być wieloletnie, zaś co roku powinna być podawana do wiadomości obowiązująca, aktualizowana po ewentualnych zmianach taryfa jednostkowych opłat. Z regulaminu właściciel powinien dowiedzieć się:

• jakie są rodzaje kosztów ponoszonych na eksploatację jego lokalu i części wspólnych nieruchomości, które obciążają go,
• jakie są ilościowe jednostki rozliczeniowe stosowane do naliczania kosztów wraz z objaśnieniem jak są tworzone, bowiem poza prostymi jednostkami jak wskazania urządzeń pomiarowych występują bardziej złożone np. powierzchnia użytkowa w metrach kwadratowych, udziały w nieruchomości wspólnej, czy wskaźniki stosowane do ustalania kosztów jednostkowych centralnego ogrzewania lub ciepłej wody użytkowej, wskaźniki do rozliczania różnic zużycia mediów występujące między jednostkowymi a głównymi licznikami, itd.
• jak dokonuje się rozliczeń, tj. klucze podziałowe kosztów, wzory obliczeń, itd.

Aktualnie we wspólnotach Podłęska funkcjonuje szczątkowy dokument pn. „Regulamin naliczania opłat za zużycie opomiarowanych mediów” oraz uchwały dotyczące stawek i rozliczeń kosztów we wspólnotach, uchwalone w różnym czasie i zawarte w różnych dokumentach.

Oczekujemy, że z tych rozproszonych danych zarządca przygotuje całościowy projekt zasad rozliczania kosztów z niezbędnymi objaśnieniami i umożliwi zapoznanie się z nim mieszkańcom przed poddaniem go pod akceptację wspólnot.

/lipiec 2011/

Zarządca po raz pierwszy przedstawił pełniejsze sprawozdania z działalności wspólnot za 2010 rok, w stosunku do sprawozdań sporządzanych w ubiegłych latach. Nie obyło się bez starań i nacisków w tej sprawie a towarzyszyły im nieuzasadniona niechęć i nieprzychylne komentarze Zarządcy. Takie okoliczności nie będą przeszkodą w monitorowaniu gospodarki wspólnot mieszkaniowych, bowiem nie może być „ nic o nas bez nas” !

Nadzór właścicielski we wspólnotach mieszkaniowych jest niezbędny. Ideałem byłoby doprowadzenie do faktycznego udziału właścicieli w zarządzaniu. Nie jest to łatwe, właściciele są bierni, wynika to między innymi z ich nieznajomości ekonomicznych podstaw wspólnot mieszkaniowych. Zarządcom zaś na rękę, gdy właściciele dają im „święty spokój” no i swobodę działania.
Zatem, lekcje finansów wspólnot przydadzą się wszystkim. Nie liczmy, że zastąpi nas w tym zarządca. Nie zrobi tego ani Ten, ani żaden inny. Pozostaje nam brać pod lupę gospodarkę wspólnot i analizować ją.

Wykres 1. AKTYWA WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH na dzień 31.12.2010 roku, w %

Wykres 2. PASYWA WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH na dzień 31.12.2010 roku, w %

Wykres 3. NALEŻNOŚCI WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH na dzień 31.12.2010 roku, w %

Wykres 4. ZOBOWIĄZANIA WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH na dzień 31.12.2010 roku, w %

Wykres 5. FUNDUSZ REMONTOWY WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH na 31.12.2010 roku, w %

Wykres 6. PRZYCHODY WSPÓLNOT MIESZKANIOWYCH NA UTRZYMANIE NIERUCHOMOŚCI WSPÓLNYCH w 2010 roku, w %

Wykres 7. KOSZTY ZARZĄDU NIERUCHOMOŚCI WSPÓLNYCH w 2010 roku, w %
/opłacane z zaliczek eksploatacyjnych/

Wykres 8. KOSZTY ZARZĄDU NIERUCHOMOŚCI I ŚWIADCZEŃ ROZLICZANYCH WSPÓLNIE w 2010 roku, w %
/świadczenia tj. wywóz odpadów komunalnych. i ochrona osiedla opłacane poza zaliczkami eksploatacyjnymi/

Wykres 9. WYNIKI FINANSOWE Z DZIAŁALNOŚCI WSPÓLNEJ na 31.12.2010r, w tys. zł

Wykres 10. WYNIK FINANSOWY Z DZIAŁALNOŚCI WSPÓLNEJ OGÓŁEM W ZESPOLE WSPÓLNOT
w latach 2008 – 2010, w tys. zł

1. Czy gospodarka środkami finansowymi wspólnot jest efektywna, jeżeli mimo bankowych stanów pieniędzy, wielokrotnie przekraczających bieżące potrzeby nie uzyskuje się z nich dodatkowych przychodów?
2. Ile należności właścicieli, nazwanych w sprawozdaniach zaległościami, stanowią należności faktycznie przeterminowane? Ile wynoszą kwoty zadłużeń przekraczających 1 miesiąc? Czy i ile naliczono odsetek za zwłokę w płatnościach?
3. Czy rozrachunki między wspólnotami z powodu ciągłego przesuwania środków pieniężnych między nimi to jedyny sposób na zapłaty zobowiązań wspólnot, jak to wpływa na wzrost kosztów bankowych, ile występuje z tego powodu ograniczeń w wykorzystywaniu nadwyżek pieniędzy w poszczególnych wspólnotach w ciągu roku?
4. Dlaczego nie optymalizuje się zaliczek z tytułu wszelkich opłat aby obniżyć różnice między wpłatami a rzeczywistymi kosztami i utrzymuje się wysokie stany zobowiązań wobec właścicieli? Rozrachunki wewnętrzne to 57 % wszystkich rozliczeń.

1. Dlaczego środki funduszy remontowych gromadzone latami przez właścicieli leżą bezczynnie na kontach bankowych i nie przynoszą dodatkowych korzyści finansowych?
2. Jaka jest merytoryczna i formalna podstawa zaliczenia do kosztów funduszu remontowego części kosztów badań elektrycznych we wspólnotach, co zniekształciło ich wynik finansowy za 2010 rok?
   /w sprawozdaniach nie uwidoczniono rezerw na ten cel/
3. Dlaczego nie rozliczono indywidualnie kosztów wymiany liczników mediów w 2010 roku, ze środków gromadzonych na ten cel? Dlaczego nie poinformowano właścicieli, co wymieniono, jaki był indywidualny koszt prac, ile pozostało pieniędzy na koncie właściciela?

1. Jak długo jeszcze koszty wywozu odpadów komunalnych będą dominować w kosztach osiedla, zajmując zaszczytne pierwsze miejsce?
2. Dlaczego proponując podwyżkę opłat eksploatacyjnych za lokale na 2011 rok, z powodu rosnących kosztów mediów nie przedłożono właścicielom analizy liczbowej tych kosztów? dlaczego nie wykonano jakiegokolwiek audytu ilościowego i kosztowego z wnioskami optymalizacji zużycia wszystkich rodzajów energii? Stanowią one ok. 25 % kosztów w każdej wspólnocie i jest w czym szukać rezerw i oszczędności.
3. Dlaczego brak indywidualnego rozliczenia z właścicielami faktycznie poniesionych kosztów ochrony? Ile wyniósł faktyczny koszt tej usługi na 1 lokal? Dlaczego nadpłaty z tego tytułu pozostają we wspólnotach „zawieszone w powietrzu” mimo że, usługa została wykonana i opłacona w roku obrachunkowym?
4. Dlaczego doliczone zostały do kosztów eksploatacji wind koszty energii elektrycznej, co nie miało miejsca w poprzednich latach, skutkiem tego koszty użytkowania wind wzrosły średnio o ok.85%! ?
5. Dlaczego brak informacji o poniesionych kosztach z powodu wandalizmu i zawinionych zniszczeń części wspólnych nieruchomości? A takie fakty miały miejsce w 2010 roku.

Powyższe pytania nie wyczerpują całej problematyki budżetu. Do głębszej obserwacji kosztów na różnym poziomie szczegółowości niezbędne są mierniki ilościowe, ceny i inne wskaźniki wykorzystywane do naliczania przychodów i rozliczania kosztów czyli mówiąc krótko system finansowych rozliczeń stosowany w zespole wspólnot mieszkaniowych.

1. Dlaczego niedobór finansowy wspólnot mieszkaniowych ogółem za 2010 „zjadł” ok. 27 % nadwyżki finansowej z lat ubiegłych ?

Prawidłowe zarządzanie wspólnotami winno odbywać się w ramach posiadanych do dyspozycji środków. Uzyskiwanie wyników finansowych dla wspólnot na granicy bilansowania z tendencją do niedoborów lub generowanie niedoborów na wyłączną odpowiedzialność finansową wspólnot ale samemu nie ponosząc konsekwencji, to zbyt łatwe zarządzanie.

/kwiecień 2011/

Pewnie nie wiele, jeżeli nie uczestniczmy w ich tworzeniu i nie mamy okazji widzieć ich projektów. Plan gospodarczy przygotowywany przez zarządców, zatwierdza uchwałą wspólnota mieszkaniowa, na podstawie art.22 Ustawy o własności lokali pkt3 ppkt.2 w ramach czynności przekraczających zarząd zwykły.

Plan gospodarczy ma ważność jednego roku, ale zamierzenia długofalowe można zatwierdzać na dłużej, szczególnie gdy powiązane są z przeglądami budynków, dotyczą ulepszeń, remontów.

Część eksploatacyjno-remontowa jest dominująca w planie gospodarczym.

Wspólnoty winny znać system planowanych ważnych przeglądów technicznych nieruchomości, a w szczególności: ich zasadność techniczną wynikającą z przepisów czy bezpieczeństwa eksploatacji, w jakich branżach i lokalizacjach nieruchomości są przeglądy planowane, czy to wewnętrzne prace, czy z udziałem firm specjalistycznych, jaka jest ich racjonalność finansowa. Wyniki takich przeglądów generują późniejsze prace eksploatacyjno-remontowe. Pokazanie takich zadań w dłuższej perspektywie i zatwierdzanie ich przez wspólnoty sprzyja dobremu planowaniu wydatków wspólnotowych

Plany najczęściej mają się nijak do rocznych sprawozdań, bowiem zwykle co innego się zatwierdza, co innego się rozlicza. Zarządcy nie mają zwyczaju dostarczać właścicielom na piśmie dokumentu w którym można by zobaczyć i porównać co się rok wcześniej zatwierdzało do wykonania i co i za ile udało się zrealizować w minionym roku.

Powiązany z niniejszą tematyką również artykuł z lipca 2010r „Fundusz remontowy pod nadzorem” na stronie Utrzymanie nieruchomości wspólnych /luty 2011/

oczywiście pod warunkiem, że zarządca wspólnoty mieszkaniowej przedstawi właścicielom takie sprawozdanie z działalności, które będzie: kompletne, przejrzyste i czytelne dla każdego kto umie liczyć pieniądze i ma do czynienia choćby tylko ze zwykłym budżetem domowym.

W poprawnie działającej wspólnocie mieszkaniowej w rocznym sprawozdaniu z jej działalności:


To tylko pięć liczb, tylko tyle i aż tyle, ponieważ w ich zestawieniu widać całą gospodarkę finansową wspólnoty.

Po spojrzeniu na ten mały bilans, można przystąpić do głębszego analizowania sprawozdania, a dalej nie będzie ani trudniej ani nudniej tylko … ciekawiej. Ponieważ „ diabeł tkwi w szczegółach” trzeba o te szczegóły pytać.

Pytania członków wspólnoty kierowane do zarządcy:

• nie są „nie na miejscu”,
• nie świadczą o braku zaufania do zarządzającej firmy ,
• nie są z kategorii niewygodnych czy wstydliwych,
• nie należy obawiać się ich stawiania,

Pytamy o zarządzanie nieruchomością, ponieważ zawarliśmy na te usługi umowę notarialną i każdy właściciel jako partner tej umowy pyta o swoje a w Ustawie o własności lokali zapisano, że:

Art.27 Każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną… Art.29. 3 Prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu.
Więcej na ten temat można jeszcze przeczytać w artykule z lipca 2010r p.t. ”Budżet wspólnoty mieszkaniowej” /styczeń 2011 /

Czego chcielibyśmy się dowiedzieć a nie wiemy jak czytać i pytać o dane w sprawozdaniu z działalności? Jest na to sposób, parę praktycznych informacji poniżej:

Jaki jest stan zobowiązań wspólnoty i skuteczność egzekwowania wierzytelności od naszych dłużników? Kto /czytaj: jakie grupy dłużników/, ile i za jaki czas jest nam winien? Czy występują /lub nie/ zaległości nieściągnięte, przeterminowane, wobec których winny być wszczęte działania egzekucyjne? Jak stan rozrachunków wpływa na zdolność finansową wspólnoty? Ujawnianie stanu wierzytelności wspólnot, bez podawania nazwisk czy adresów nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych i powinny być one zawarte w raportach. Nie ujawnianie tych danych jest sprzeczne z ochroną interesów wspólnoty, choćby z faktu ponoszenia odpowiedzialności: Art.17 Ustawy o własności lokali mówi: Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu - w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości.

Czy ilość środków pieniężnych na kontach bankowych na koniec roku zgodna jest : ze stanem funduszu remontowego, ze stanem rezerw gromadzonych na cele określone odrębnymi uchwałami właścicieli, na przykład, na urzędowe wymiany liczników do pomiaru mediów, ze stanem pozostałości z opłat za windy, z kwotami wynikającymi z rozliczeń bieżącej działalności? Jak zarządca gospodaruje wolnymi czasowo środkami finansowymi wspólnoty? Czy prowadzona jest jakaś polityka w celu przysporzenia wspólnocie środków pieniężnych?

Dlaczego salda zużycia mediów do indywidualnego rozliczenia właścicieli z zarządcą są nadmiernie przeszacowywane /+ zwrot właścicielom, - dopłaty właścicieli/ i tylko opłaty za wywóz odpadów komunalnych precyzyjnie odpowiadają naliczeniom? Czy /i jakie/ różnice występują między fakturami za wskazania zbiorczych liczników a indywidualnym zużyciem mediów i czy istotnie zmieniają one a w szczególności czy nie zwiększają jednostkowych cen którymi obciąża się właścicieli za indywidualne zużycie mediów?

Jakie ilości m2 stosuje się do podstawy naliczania przychodów dla nieruchomości, jest to główny wskaźnik i od niego zależy powstawanie przychodów we wspólnocie. Czy są inne źródła generowania korzyści finansowych na rozwój wspólnoty? To ważne, tak dla przychodów na eksploatację jak i na fundusz remontowy .

Czy koszty ponoszone na techniczną obsługę nieruchomości, plasujące się w strukturze kosztów na odległym miejscu po wynagrodzeniach i kosztach dozorowania osiedla mogą zapewnić utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie technicznym w dłuższym czasie? Zadowolenie ze stosunkowo niskich kosztów może być złudne i krótkotrwałe. Oszczędzając na nakładach w nowo zbudowanych nieruchomościach można łatwo je zaniedbać i doprowadzić do zdegradowania substancji. Ponadto czy nie rysuje się tu sprzeczność a zarazem brak logiki ? Z jednej strony utrzymywanie niskiego standardu nieruchomości, bo przy takim układzie kosztów trudno o lepszy i równocześnie wysokie koszty ochrony, którą fundują sobie chyba co bogatsi? A zatem, jak zarządca kalkuluje koszty aby utrzymywać nieruchomości w należytym stanie, tak jak to nakazuje interes właścicieli lokali. Ustawa o gospodarce nieruchomościami, wedle której zarządcy zarządzają nieruchomościami stanowi, że zarządcy winni: art.185 pkt.1.5 utrzymywać nieruchomości w stanie nie pogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem, pkt.1.6 w uzasadniony sposób inwestować w nieruchomość

Czy wynik finansowy za rok, określający kondycję gospodarczą wspólnoty, to różnica między przychodami a kosztami w gospodarowaniu częścią wspólną nieruchomości za rok? Tu warto znów przytoczyć zapis Ustawy o gospodarce nieruchomościami, czy zarządca zgodnie z art.185 pkt 1.1] zapewnia właściwą gospodarkę ekonomiczno-finansową nieruchomości. Czy zarządca, jako doradca finansowy wspólnoty czyni i jakie próby pozyskiwania pożytków, czy zasadą jest tylko stagnacja?

O tych danych ekonomiczno-finansowych winniśmy przeczytać w sprawozdaniu z działalności. Bywa, że zarządcy zamiast tego, odsyłają właścicieli do swoich siedzib i proponują do wglądu dokumenty źródłowe do sprawozdania. Taka oferta-propozycja kierowana do paruset właścicieli jednocześnie –bo zarządca umieszcza ją w zawiadomieniach o rocznych zebraniach- jest delikatnie określając wykrętna i obliczona na niewykorzystanie jej przez właścicieli. Wiadomo, że nie chodzi tu o „jałowe”, za przeproszeniem grzebanie w dokumentach, czy paraliż biura zarządcy przez spragnionych/!?/ wiadomości właścicieli, tylko wypełnienie ustawowego obowiązku zdania sprawy właścicielom z wyników zarządzania w minionym roku. /styczeń 2011/

Sześć wspólnot mieszkaniowych, sześć sprawozdań z działalności ale zawartych w jednym dokumencie. Dlaczego nie? Wspólnoty będą mogły porównać się nawzajem, może to wpłynąć korzystnie dla jakości zarządzania nimi.

Jawność i transparentność/przejrzystość/ jest w cenie w każdym działaniu.

Podłęska, to zespół wspólnot mieszkaniowych, zarządzany przez jednego developera-zarządcę i już w projekcie nazwany został przez budowniczego tych nieruchomości osiedlem. Osiedle położone jest na wspólnym, ogrodzonym terenie składa się z położonych blisko siebie sześciu wielokondygnacyjnych budynków, posiada paręset mieszkań a ponadto garaże jedno i wielostanowiskowe, lokale użytkowe, parkingi, ciągi komunikacyjne, tereny zielone

Takie urządzenie osiedla już wymusza wspólne zarządzanie a w ślad za tym ponoszenie wspólnych kosztów. Porównywanie materiałów sprawozdawczych między wspólnotami, analizowanie różnic może być pouczające i dyscyplinujące. Spojrzenie na poszczególne wspólnoty a równocześnie na całość może wielu osobom pomóc zrozumieć jak działają wspólnoty. Utrudnianie dostępu do informacji lub zatajanie danych między wspólnotami nie ma uzasadnienia i trudno je uznawać za właściwe reprezentowanie interesu wspólnot mieszkaniowych. Jawność nie wymaga tu niczyjej zgody ani decyzji.

Powszechnie odczuwany jest brak więzi społecznych na różnych poziomach, również i w miejscach zamieszkania. Brak zainteresowania sprawami wspólnoty jest ze szkodą tak dla zarządcy jak i samych zainteresowanych. Warto próbować różnych metod w zapewnianiu i poprawianiu gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości, co też jest ustawową funkcją zarządcy nieruchomości. /styczeń 2011/

Pytania o budżet wspólnot mieszkaniowych

Całość zagadnień budżetu wspólnot mieszkaniowych zawiera się w jednym prostym pytaniu: Czy potrafimy w trakcie eksploatacji utrzymać nieruchomości w nie pogorszonym stanie ? Oczywiście każdy właściciel chciałby otrzymać odpowiedź twierdzącą tym bardziej jeżeli jego lokal mieszkalny, użytkowy, czy garaż znajduje się w nowej, zaledwie kilkuletniej nieruchomości, na nowym osiedlu

Kluczowe znaczenie dla utrzymania nieruchomości w dobrej kondycji ma w szczególności sprawne zarządzanie oparte na rzetelnej ekonomiczno-finansowej gospodarce wspólnot mieszkaniowych. Jest to oczywiste jeżeli weźmiemy pod uwagę fakt, że podstawą działania zarządcy jako usługodawcy jest pełna realizacja celów właścicieli nieruchomości.

Co to jest bilans i rachunek wyników wspólnoty mieszkaniowej

Bilans wspólnoty w najprostszym ujęciu jest tabelarycznym zestawieniem majątku wspólnoty oraz źródeł jego finansowania, sporządzanym na konkretny dzień, którym dla wspólnot mieszkaniowych jest 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.

W prawidłowo działającej wspólnocie mieszkaniowej budżet musi być zbilansowany tj. środki pieniężne i należności muszą być równe zobowiązaniom i zgromadzonym funduszom celowym.

Rachunek wyników /zysków i strat/ jest zestawieniem przychodów i kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej, poniesionych w trakcie całego roku kalendarzowego tj. obrachunkowego. Podstawą sporządzania sprawozdań finansowych jest zasada memoriału tj. ujęcie w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych przychodów i kosztów związanych z tymi przychodami dotyczących roku sprawozdawczego niezależnie od terminu ich zapłaty

Forma i zakres informacji o budżecie dla członków wspólnot

Nie powinno się jak to często we wspólnotach bywa traktować planów gospodarczych i rocznych sprawozdań finansowych jedynie, jako wymaganej do spełnienia przez Ustawę o własności lokali uciążliwej czynności biurokratycznej oderwanej od toczącego się codziennego życia żywej tkanki jaką są wspólnoty mieszkaniowe

Plany gospodarczo finansowe i sprawozdania z ich wykonania stanowią bowiem formalne ujęcie procesu świadomego i odpowiedzialnego podejmowania decyzji gospodarczych i finansowych na rzecz nieruchomości wspólnoty.

Jakkolwiek przepisy Ustawy o własności lokali nie precyzują formy i zakresu informacji o budżecie, to najlepsze dla wspólnot są raporty przedstawiane w tej samej formie i składające się z tych samych pozycji co umożliwia porównywanie kolejnych lat w celu oceny efektywności działania zarządcy. Korzystanie tu z wzorów bilansu i rachunku wyników zapewnia przejrzystość i czytelność informacji.

Skrótowe czy nie kompletne opracowywanie tych dokumentów przez zarządców dowodzi, że nie doceniają oni właścicieli wspólnot nie tylko jako partnerów do współpracy ale co gorsze jako zleceniodawców wykonywanych na ich rzecz usług

Sami właściciele przyczyniają się do tego stanu przez bierną postawę i nie wykorzystywanie swoich praw właścicielskich do nieruchomości oddanej w zarząd. Przypomnieć należy, że uchwalanie planów i sprawozdań to czynności przekraczające zwykły zarząd nieruchomości pełniony przez zarządców i stanowią uprawnienie wyłącznie właścicieli nieruchomości.

Komu i do czego służy analiza i kontrola finansów wspólnoty?

Analiza i kontrola finansów wspólnoty służy:

• Po pierwsze właścicielom, gdyż jest to ich mienie i zdroworozsądkowym podejściem jest interesowanie się czy ubywa nam czy przybywa własnych zasobów materialnych, czy możemy być pewni nie pogorszenia się standardu zamieszkania
• po drugie zarządcy do podejmowania optymalnych decyzji w zarządzaniu powierzonym mu mieniem wspólnym jakim są nieruchomości wspólnot

Budżet wspólnot mieszkaniowych winien być zatem pod stałą obserwacją właścicielską, tak po stronie przychodów jak i kosztów